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Gestão Liderança

7 dicas para fazer uma reunião produtiva

Você também tem dias em que passa várias horas em reunião, e no final tem a impressão de que nada saiu do lugar? É claro que reuniões são importantes, afinal, são delas que saem as decisões mais importantes sobre o negócio. Porém, se uma reunião não for produtiva, significa que serviu apenas para tomar o tão precioso tempo das pessoas que nela estavam envolvidas, reduzindo assim a produtividade destes colaboradores e causando prejuízos para a empresa.

É comum em muitas empresas as pessoas marcarem reuniões por qualquer motivo, muitas vezes, por fatos que poderiam ser facilmente resolvidos com uma simples troca de e-mails ou ligações. Ao chegar nesta reunião sem um objetivo claro, ainda perdem um bom tempo tratando de assuntos paralelos e sem foco, desperdiçando o tempo e a produtividade de todos os participantes.

Neste artigo, vamos demonstrar como fazer uma reunião produtiva com ações simples. Essas ações não requerem nenhum tipo de conhecimento avançado de gestão, elas estão muito mais ligadas a disciplina, comportamento e atitude. Boa Leitura!

1 Tenha claros seus objetivos com a reunião

Para sabermos se reunião foi produtiva, precisamos saber se ela atingiu o objetivo proposto. Caso ela tenha iniciado sem um objetivo claro, ela nem deveria ter sido realizada.

Antes de agendar uma reunião e convocar outras pessoas, tenha muito claro qual seu objetivo com este compromisso. Faça perguntas a você mesmo, como:

  • Qual problema desejo resolver?
  • O que eu desejo discutir nesta reunião?
  • Quais resultados e ações eu desejo ter claro ao fim da reunião?

Perguntas como esta ajudam o profissional a entender melhor o próprio problema e a ir mais preparado para saber o que buscar durante a reunião. Direcionando os temas e o seu próprio discurso aos interlocutores.

2 Defina uma pauta de assuntos que devem ser tratados

É comum em uma reunião tratarmos mais de um assunto. Esta é uma maneira de otimizar o tempo e aproveitar o encontro com as pessoas envolvidas. Por outro lado, quanto mais temas a serem tratados, maiores as chances de dispersão em relação aos pontos principais.

Depois de definir os objetivos do encontro, liste cada assunto a ser tratado. Durante a reunião, evite ao máximo falar de problemas que não estavam na pauta inicial. Se tiver a oportunidade, deixe um espaço reservado no final para outros temas, mas garanta que a lista definida anteriormente tenha seus objetivos atendidos.

Ao enviar o convite da reunião para os integrantes, procure enviar um pequeno resumo dos seus objetivos e a pauta com os assuntos a serem discutidos. Isto ajuda a equipe a já ir pensando em possíveis soluções, fazendo com que o encontro seja mais produtivo e não se perca tempo com explicações.

3 Defina um tempo para tratar cada assunto

Em reuniões com muitos temas, é comum que a discussão se estenda por muito tempo em um tópico, e acabe faltando tempo para falar de outros assuntos. Por isso, para evitar que este tipo de situação prejudique o resultado, organize os temas por prioridade, falando sempre dos mais importantes primeiro.

Para cada assunto, procure também definir um tempo de discussão, e caso ele ainda não tenha sido resolvido no prazo, avalie se não é mais viável tratar dos próximos assuntos e agendar um novo encontro para falar apenas deste problema.

A ordenação das prioridades e controle do tempo por assunto evita que a equipe disperse falando de temas não relacionados, e também ajuda os colaboradores a pensarem rapidamente em soluções.

4 Escolha as pessoas mais indicadas para tratar dos assuntos propostos

Reuniões corporativas são um exemplo claro de que quantidade não é sinônimo de qualidade. Pessoas erradas em reuniões erradas apenas prejudicam a discussão e ajudam ao não atingimento dos objetivos.

Por isso, ao definir a pauta da reunião, pense quais são as pessoas mais indicadas para tratar de cada assunto. Avalie o conhecimento, a capacidade e a experiência destes envolvidos. Procure chamar somente as pessoas envolvidas no problema, e aquelas que de fato podem ajudar a resolvê-lo.

Caso sua reunião envolva pessoas internas e externas, como clientes, tenha certeza de que os objetivos estejam muito alinhados entre sua equipe. Procure definir o papel de cada um no encontro, para que não haja uma contradição no discurso em frente aos demais interlocutores.

5 Evite distrações e se atente ao horário e tempo de duração

Neste momento sua reunião já tem uma pauta com objetivos, assuntos e tempos definidos para cada tópico, agora é hora de colocar tudo isto em prática.

Todas estas informações devem ser repassadas antes para que os envolvidos já estejam preparados e com a mentalidade alinhada. Mas é preciso muito foco e disciplina para seguir rigorosamente a pauta definida sem perda de tempo com assuntos fora do proposto.

Antes de começar a reunião, faça uma breve introdução e deixe claro que o foco é seguir a pauta e por isso o tempo será controlado. Quanto maior a equipe, maiores as chances de dispersão. Por isso, o líder precisa ter pulso firme para garantir que todos estejam atentos e focados no objetivo principal.

6 Defina um plano de ação

Uma reunião normalmente é realizada para que um problema seja resolvido, e a resolução deste problema pode requerer um conjunto de ações e tarefas a serem executadas.

Desta maneira, o principal resultado desta reunião deverá ser um plano de ação contendo todas as tarefas a serem executadas, com seus respectivos responsáveis e prazos pré-estabelecidos. Sugerimos que você use como referência o modelo de plano de ação 5W2H, que você pode conhecer melhor neste artigo: Plano de Ação 5W2H: Uma ferramenta fundamental no dia a dia do Gestor

Na gestão de projetos é comum que várias reuniões de acompanhamento das ações aconteçam com frequência. Neste caso, estes encontros têm objetivos muito claros – garantir que os prazos estejam sendo cumpridos, e evitar que qualquer desvio no planejado prejudique a continuidade das demais atividades.

Dica: Saiba mais sobre gestão de projetos no artigo: Guia de Gestão de Projetos para iniciantes

7 Complemente a pauta da reunião

Durante ou após o término da reunião, abra a pauta que foi criada com os assuntos e faça os registros sobre o encontro. A pauta deve conter informações como:

  • Quais foram os participantes;
  • Data, horário de início e término;
  • Resumo dos assuntos discutidos;
  • Resultado atingido;
  • Plano de ação que foi gerado;

A pauta é fundamental para manter um histórico de tudo que foi discutido. Ela poderá ser reaproveitada em próximas reuniões que irão tratar da continuidade dos assuntos e servir de base para outros encontros.

Não se esqueça de sempre enviar a pauta da reunião para todos os participantes, em especial aqueles que ficaram com alguma ação pendente.

Uma reunião produtiva torna a equipe mais produtiva

Ao tomar estas iniciativas antes e durante os encontros, além de tornar a reunião produtiva, você e sua equipe aproveitam melhor o tempo, vão mais preparados para a discussão e conseguem ter muito claro os próximos passos.

Como foi mencionado no início, fazer uma reunião produtiva requer ações simples, mas difíceis de serem implantadas pois exigem muita disciplina e capacidade de gerenciar pessoas. Muitas vezes, durante encontros com temas mais delicados os ânimos podem se exaltar, e é preciso muita capacidade de liderança para manter o foco e garantir que os objetivos sejam atingidos.

Se você deseja saber mais sobre liderança não deixe de ler este artigo: Líder de sucesso, como se tornar um em 8 lições

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