Comunicação

Como gerenciar e-mails em grande quantidade

Apesar de ser uma ferramenta criada a mais de 40 anos, o e-mail continua sendo a ferramenta de comunicação mais utilizada em empresas de todos os tamanhos ao redor do mundo. É verdade que, com a popularização dos smartphones, mais pessoas usam redes sociais como o Facebook e o WhatsApp e menos o e-mail para comunicar-se com amigos e familiares. No meio corporativo, no entanto, a tendência parece ser contrária. De acordo com uma pesquisa realizada pelo Radicati Group, a troca de e-mails nas corporações deve manter o crescimento de 13% este ano.
Falando sobre o meio corporativo, o e-mail é uma ferramenta que facilita a troca de informações no dia a dia, seja com colegas de trabalho ou clientes: todas as rotinas da empresa acabam girando em torno do e-mail, como a troca de documentos, agendamentos de reunião e atendimento aos clientes. Além de possibilitar o compartilhamento de fotos, de vídeos e de apresentações. Também pode ser utilizado para troca de ideias e é uma poderosa ferramenta de marketing.
Com tantos usos para um só recurso, é esperado que a caixa de entrada fique lotada com frequência, e que as prioridades se percam no meio de tanta informação. Nesse caso, como fazer para administrar a sua conta de e-mail e garantir a produtividade na empresa?

Gerenciar e-mails corretamente traz mais produtividade para a empresa

Diariamente, os seus colaboradores recebem uma considerável quantidade de e-mails, certo? Uma pesquisa, realizada pela empresa de consultoria McKinsey, revelou que cada funcionário gasta, em média, 28% das suas horas de trabalho apenas para gerenciar e-mails — ou seja, lendo, respondendo e guardando as mensagens recebidas. Um cálculo simples pode demonstrar o quanto isso representa em dinheiro para a organização (basta calcular 28% do salário de todos os seus funcionários para ter uma ideia do quanto isso pode significar).

Além da parte financeira, é importante avaliar que esse tempo gasto para gerenciar e-mails poderia estar sendo empregado em atividades mais produtivas — como no desenvolvimento de soluções para a empresa. Mesmo assim, muitas empresas ainda não buscam formas de melhorar esse gerenciamento para garantir um melhor aproveitamento do tempo dos colaboradores!

Também é importante lembrar que esse alto volume de informações trocadas eletronicamente reflete na equipe de TI da empresa, que, além de gerenciar e assegurar o bom funcionamento de diversos outros sistemas utilizados nos processos da empresa, precisa buscar soluções para garantir a segurança dos dados trocados por e-mail.

A tendência da computação em nuvem e das plataformas colaborativas

Para que o e-mail seja, de fato, uma boa ferramenta para as empresas — ou seja, que contribua para a produtividade e ofereça segurança — cada vez mais plataformas aderem à tendência da computação em nuvem. Uma das principais vantagens é a possibilidade de acesso a partir de qualquer lugar e dispositivo móvel. Se um funcionário precisar trabalhar de casa, por exemplo, pode ter acesso e continuar a gerenciar e-mails sem problemas. O mesmo vale se for necessário buscar uma informação importante, que está armazenada no e-mail, durante uma reunião com clientes fora da empresa.

Além disso, para ajudar a tornar o dia a dia nas organizações mais produtivo, boa parte das plataformas de e-mail buscam oferecer ferramentas colaborativas, para que equipes de trabalho possam comunicar-se de forma mais ágil e efetiva. Podemos citar como ferramentas colaborativas úteis na rotina de trabalho: os gerenciadores de tarefas e de processos e o compartilhamento de compromissos e de agendas.

O resultado é que essas plataformas permitem que mais tarefas sejam executadas em um só lugar. Sendo assim, os 28% de tempo gasto apenas para gerenciar e-mails é usado de forma mais produtiva para a empresa. Além disso, o trabalho da equipe de TI fica mais fácil, porque, já que o e-mail desempenha diversas funções, não é necessário dar suporte a diferentes sistemas, pois fica tudo centralizado em uma só ferramenta.

Leia também: Controles internos: o que seus times estão fazendo?

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