Comunicação Empresarial
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Comunicação empresarial de sucesso – 7 dicas infalíveis

A comunicação empresarial tem se tornado um tema cada vez mais amplo e complexo no meio organizacional. Cada dia mais estamos nos comunicando com indivíduos diferentes, sejam eles colaboradores, fornecedores, sociedade, governo, entidades entre diversos outros.

A questão é que os meios de comunicação empresarial têm se diversificado. Hoje, além do contato pessoal ou por telefone, a tecnologia nos proporciona outros meios de comunicação, como e-mail, redes sociais ou ferramentas de mensagem como Skype e Whatsapp.

Pelo fato de estarmos nos comunicando com pessoas diferentes o tempo todo, também não podemos ignorar o fato de que esta cadeia está interligada, por exemplo, um cliente acaba de fechar um pedido com seu vendedor por telefone. Este pedido precisa chegar com precisão até o setor de compras, que irá se comunicar com seu fornecedor, e na sequencia o pedido deverá chegar ao setor de entrega e depois ao setor financeiro para efetuar o faturamento do produto. Toda esta comunicação precisa estar estruturada, pois uma falha no meio do caminho pode causar atrasos na entrega do pedido e consequentemente prejuízos para a empresa.

Para que sua empresa tenha este processo claro e estruturado, vamos lhe dar 7 dicas para ter uma comunicação empresarial bem estruturada.

Registre e centralize toda a comunicação

A comunicação empresarial acontece por vários meios. Pesquisas apontam que 19% do tempo de um trabalhador é destinado somente em organizar e buscar informações, o que resulta em perda de produtividade e prejuízos para o negócio. Para uma comunicação eficaz, é importante que tudo seja registrado e centralizado, desta forma, os colaboradores não perdem tempo procurando informações perdidas ou duplicadas. Se possível, busque ferramentas que consigam centralizar os diversos meios de comunicação, que permita registrar todos os atendimentos feitos por telefone ou redes sociais por exemplo, e que se possa dar sequência organizando a comunicação interna de forma lógica e organizada.

Monitore os canais de comunicação

As redes sociais são excelentes canais de comunicação, principalmente para mantermos um relacionamento mais estreito com nossos clientes, ajudando a criar fidelidade e aumentar as vendas da empresa. Porém, devido ao alto poder de disseminação nas redes sociais, uma notícia ruim ou uma reclamação de um cliente, pode ter um efeito viral e acabar com a reputação de uma empresa. Por isso, monitore todos os canais da sua comunicação empresarial, em especial nas redes sociais, acompanhe o que seus clientes falam de você e haja pró-ativamente o mais rápido possível caso tenha uma reclamação ou um feedback negativo sobre seu negócio. Não deixe que a notícia se espalhe!

 Crie um Workflow para os principais tipos de comunicação

Pense nos principais tipos de comunicação da sua empresa e crie um padrão de comunicação, através de Workflow. Por exemplo, se sua empresa possui um setor de atendimento ao cliente, SAC, pense no processo de atendimento aos clientes, e como ele se desdobra internamente após uma reclamação. Crie um Workflow para cada tipo de comunicação, desde o processo comercial, até os processos de comunicação interna. Para criar um Workflow de forma simples, leia o artigo GESTÃO DE PROCESSOS PARA PMES EM 4 PASSOS.

Padronize a linguagem

A comunicação empresarial precisa ser clara, objetiva e fácil de ser encontrada. Para isso, padronize também a linguagem utilizada, assim se evita problemas de interpretação. Crie templates para os e-mails da sua empresa por exemplo, assim, todos os colaboradores irão se comunicar com seus clientes da mesma forma, preservando também a identidade para a empresa.

Solicite feedback

É sempre importante saber o que seus clientes e colaboradores pensam sobre o seu negócio. Peça feedback aos seus clientes sobre o atendimento da sua empresa, disponibilize um espaço para eles comentarem e darem suas opiniões. O mesmo vale para seus colaboradores, esteja sempre disposto a ouvi-los. Avalie todas as opiniões, você pode se surpreender.

Crie um manual e divulgue para a equipe

Após tudo planejado e padronizado, registre em um manual ou um guia de boas práticas e divulgue para sua equipe. Com tudo registrado, fica mais fácil monitorar e treinar novos colaboradores, garantindo sempre que o padrão definido seja aplicado.

Monitore

Para garantir o sucesso de sua comunicação empresarial, monitore sempre. Veja se o que já foi definido está funcionando e faça correções. Utilize o ciclo PDCA para planejar as ações e corrigir os erros, desta forma, a comunicação estará sempre evoluindo e trazendo melhores resultados para seu negócio.

 

 

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  • RENATO ALVES

    Muito bom!!!