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Comunicação Gestão

Comunicação interna: Táticas para garantir o alinhamento

É fato que a informação é o ativo mais precioso dentro de toda empresa. No entanto, para que a informação seja compartilhada e manuseada de forma eficaz, é preciso que a comunicação interna esteja sempre alinhada, afinal, é por meio dela que as informações são propagadas e transformadas em ações produtivas. As falhas na comunicação corporativa reverberam em toda a estrutura da organização, causando diversos problemas para o bom andamento do negócio.

Mas, então, como ter uma comunicação interna alinhada dentro da empresa? Acompanhe os detalhes a seguir e saiba como:

Por que manter a comunicação interna alinhada?

Cada empresa possui seus objetivos, algumas buscam maior produtividade, querem vender mais, outras ainda querem ser referência no mercado. E, como a comunicação interna afeta diretamente essas metas, é preciso conhecer alguns problemas que a comunicação ineficaz pode causar dentro de qualquer organização. Alguns exemplos são:

  • Equipes desalinhadas;
  • Erros operacionais e excesso de retrabalho;
  • Equipes desmotivadas e descontentes;
  • Prioridades desalinhadas;
  • Desconhecimento dos objetivos da empresa ou projeto realizado;
  • Falta de envolvimento de colaboradores;
  • Perda de foco;
  • Baixa produtividade;
  • Atrasos na entrega de produtos e serviços;
  • Gastos adicionais para resolução de problemas que poderiam ser evitados com uma comunicação alinhada;
  • Insatisfação do cliente final

Comunicação ineficaz: o cenário de muitas empresas

Problemas de comunicação interna estão presentes em diversas empresas, e um fator comum dentro desse cenário é o uso de diferentes ferramentas de comunicação. Ou seja, alguns departamentos optam pelo telefone, outros pelo e-mail, outros utilizam redes sociais ou até mesmo chats como Skype e WhatsApp.

Por mais que cada ferramenta tenha as suas vantagens, nesse caso, podemos observar a fragmentação da comunicação, pois como cada colaborador ou departamento opta por um meio de comunicação diferente, a informação acaba ficando descentralizada. Isso prejudica o trabalho do gestor, que tem dificuldade para administrar as informações e mensurar as atividades de cada colaborador.

Tecnologia aliada à comunicação interna

Mesmo com o uso de ferramentas de comunicação distintas dentro do ambiente empresarial, a tecnologia ainda pode ser uma grande aliada para alinhar a comunicação interna dentro das empresas. Um grande exemplo está no uso de ferramentas de gestão de tarefas e projetos ou até mesmo ferramentas de comunicação como o Slack ou redes sociais privadas.

Por outro lado, é preciso tomar um certo cuidado na hora de escolher a tecnologia adequada para unificar a comunicação empresarial, pois muitas ferramentas podem gerar obstáculos na adaptação dos colaboradores. Além disso, implementar uma ferramenta adicional nem sempre é vantajoso para uma empresa que já conta com diversas outras ferramentas, gerando custos e tempo extras para adotar um recurso novo.

Dessa forma, o ideal é buscar por soluções que se adaptam aos processos atuais da empresa. Um bom exemplo é o e-mail, que já é utilizado em praticamente todas as empresas. Assim, quando a organização adota uma solução de e-mail moderna, é possível automatizar processos, centralizar a informação e manter toda a empresa alinhada utilizando apenas um recurso.

Mantendo a comunicação alinhada

Além dos fatores tecnológicos, algumas dicas podem auxiliar a empresa a obter uma comunicação interna mais eficiente. São elas:

  • Pratique o feedback constantemente em todos os níveis hierárquicos.
  • Centralize as informações, optando por um canal de comunicação exclusivo e de fácil uso e acesso a todos os membros envolvidos.
  • Padronize a linguagem para evitar erros de interpretações.
  • Dê espaço para os profissionais tirarem dúvidas e expor opiniões.
  • Seja em um simples regulamento da empresa ou informações essenciais de um projeto, é interessante criar manuais e distribuir entre os membros da equipe. Isto faz com que a informação seja clara e alcançada por todos.
  • Monitore constantemente o desempenho da comunicação e revise pontos que podem ser melhorados para ter uma melhor eficiência.
  • Crie uma cultura de comunicação interna na empresa, a fim de manter o alinhamento em constante evolução.

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O que minha empresa tende a ganhar?

  • Equipe motivada;
  • Aumento de produtividade;
  • Aumento de crédito da empresa diante dos colaboradores;
  • Maior colaboração da equipe e consequentemente menos erros;
  • Maior vantagem competitiva devido a redução de falhas;
  • Facilidade de gestores e líderes na administração de suas equipes e projetos;
  • Melhor controle de tarefas;
  • Cumprimento de prazos.

Conforme vimos, a comunicação interna dentro das empresas deve ser um tema em constante evolução. E, nesse caso, o uso de uma ferramenta adequada, pode ser a solução para centralizar a comunicação da empresa e facilitar a vida de gestores na hora de acompanhar o progresso de projetos, atividades e tarefas de cada colaborador.

Vale destacar que, independentemente da ferramenta utilizada, a comunicação precisa estar sempre alinhada em todos os setores e níveis hierárquicos da empresa.

E você, como administra a comunicação interna na sua empresa? Deixe seus comentários!

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