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Como o controle de tarefas pode aumentar o resultado da sua empresa

Seja em uma pequena ou grande empresa, a falta de controle de tarefas afeta diretamente a produtividade e os resultados, em qualquer nível ou setor da organização.

“Estar ocupado nem sempre significa trabalho de verdade. O objetivo de todo trabalho é produção ou conquista, e para qualquer um desses objetivos deve haver previsão, sistematização, planejamento, inteligência e propósito honesto, assim como transpiração. Parecer estar fazendo não é fazer.” – Thomas A. Edison,

Essa frase de Thomas A. Edison reflete a realidade de muitas empresas hoje, em especial empresas de serviço. Essas empresas normalmente são formadas por diferentes setores e colaboradores, cada um deles responsável por tarefas específicas e necessárias para que tudo ocorra como deve. Apesar de ser essencial que esses processos aconteçam de forma coesa,  em meio a tantas pessoas e atividades, nem sempre é fácil manter o controle de tarefas na organização. E como mencionado na famosa frase, se não haver previsão, sistematização e planejamento, as empresas terão apenas funcionários muito ocupados, mas gerando pouquíssimo resultado. Além disso, a falta de controle de tarefas afeta diretamente a interação e a satisfação com o cliente – peça fundamental para o sucesso da empresa.

Quando não há sinergia entre todos esses elementos, o resultado é uma instituição em que as metas não são cumpridas, o desempenho dos colaboradores é baixo, não há qualidade nos serviços e produtos entregues e o cliente não fica satisfeito. Ou seja, a falta de harmonia entre os processos da empresa e a falta de controle de tarefas faz com que ela tenha poucas chances de sobreviver ou de crescer no mercado.

Para evitar que esse cenário torne-se realidade, é preciso investir em estratégias que ajudem a melhorar o o controle de tarefas. É sobre isso que falamos neste post, confira:

Problemáticas geradas pelo controle de tarefas ineficaz

Equipes desalinhadas

Se não há sinergia entre as equipes, elas não trabalham de forma alinhada, certo? Isso pode prejudicar muito o desempenho geral da empresa, porque há maior probabilidade de retrabalho e correções. Por outro lado, quando as atividades são integradas, planejadas de forma conjunta, ou seja, quando há controle sobre os processos internos e um bom controle de tarefas, o fluxo de trabalho das equipes é mais fluido e eficiente, o que resulta em times mais produtivos e motivados.

Desorganização na ordem de prioridade das atividades

Outro ponto que influencia negativamente a produtividade é a troca da ordem de prioridade das tarefas. Quando não há controle, são maiores as chances de que os colaboradores sigam os próprios instintos, ignorando o que foi definido pela gerência. O maior problema disso é que tarefas importantes demoram mais para serem concluídas e não recebem a devida atenção.

Mal relacionamento com o cliente

A falta de controle de tarefas interno também reflete diretamente na relação da empresa com o cliente. Sem controle, é mais difícil que a administração consiga ter uma visão geral das demandas. Sendo assim, solicitações podem ser esquecidas, clientes podem sofrer maus tratos, prazos podem ser descumpridos, e tudo isso pode gerar perdas de clientes, feedback negativo nas redes sociais e adoção de medidas emergenciais.

Para evitar que algo assim aconteça – e não correr o risco de prejudicar a reputação da empresa – é preciso ter muito controle sobre as tarefas que acontecem na organização, sobre as demandas dos clientes e sobre o cronograma de trabalho das equipes responsáveis pelo atendimento ao cliente.

O uso de sistemas especializados no gerenciamento interno

Agora que já reforçamos a importância de um controle interno eficaz, vamos às soluções? Algumas empresas optam pela adoção de sistemas especializados no gerenciamento e no controle de tarefas. Existem programas especializados para a gestão de projetos, por exemplo. Também existem os portais, a intranet e as redes sociais privadas.

De maneira geral, esses são sistemas desenvolvidos especificamente para algum setor da empresa. O setor financeiro, por exemplo, trabalha com um software, o departamento de compras com outro e assim por diante. Um ponto positivo desses sistemas é que eles costumam criar portais específicos para que seus clientes (internos e externos) possam entrar em contato – para agendar um serviço ou acionar o suporte, por exemplo.

Vale a pena pesquisar sobre esses sistemas para encontrar opções que estejam alinhadas ao seu negócio. Outra alternativa é adotar um sistema de help desk tradicional. A principal vantagem é que esses são sistemas altamente metódicos e, geralmente, envolvem todos os processos da empresa.

Pontos que devem ser levados em consideração

No entanto, essas são soluções que podem não atender a todas as necessidades das empresas. Antes de decidir investir nas opções citadas no tópico anterior, considere:

  • A dificuldade de migração de algumas dessas ferramentas. Como acontece com qualquer implantação de novas metodologias de trabalho, pode demorar para que os seus funcionários adaptem-se a elas — o que pode prejudicar a produtividade.
  • Os custos envolvidos para adequar todos os processos da empresa ao novo sistema e para realizar o treinamento de pessoal.
  • A solução trazida por esses sistemas, em geral, é parcial. O help desk, por exemplo, melhora o atendimento ao cliente, mas não traz melhorias para a colaboração interna. Um sistema de gestão de equipes, por sua vez, melhora o trabalho na empresa, mas não beneficia o atendimento ao cliente.
  • A preferência de contato do cliente. Muitos deles ainda preferem entrar em contato por e-mail ou telefone.
  • A adoção de sistemas novos afeta a cultura da empresa. Isso implica mudanças significativas nos processos e atividades habituais dos funcionários.

Além disso, é preciso avaliar que são muitas as tarefas envolvidas no dia a dia de uma empresa. Imagine os custos e o tempo necessários para implementar diferentes sistemas que gerenciem todas essas atividades! Isso só traria mais confusão para a rotina de trabalho, concorda?

Leia mais sobre como organizar melhor as tarefas e processos da empresa neste outro artigo: Gestão de processos para PMEs em 4 passos.

O cenário ideal: um sistema de controle de tarefas que não afete a cultura organizacional

Se, depois de avaliar os pontos citados, você concluir que é mais vantajoso para a empresa optar por uma solução que garanta mais integração entre os setores e que não mexa com os processos básicos já utilizados, talvez o ideal seja usar algumas destas dicas para melhorar o controle interno:

Mais comunicação na empresa

Isso pode ser feito por meio de reuniões objetivas entre os colaboradores da empresa ou entre os membros do time. Assim, é mais fácil garantir que o trabalho de todos está bem alinhado.

Veja outras dicas sobre comunicação corporativa neste artigo: Comunicação empresarial de sucesso – 7 dicas infalíveis

Recursos simples, que impactam positivamente na produtividade

Existem algumas ferramentas simples que melhoram a organização das atividades. Podemos citar: o quadro de controle de tarefas, as agendas compartilhadas e os post-its usados para controle individual.

Melhor aproveitamento dos recursos que a empresa já possui

Vale a pena saber mais sobre as ferramentas já existentes na empresa e descobrir quais podem ser melhor aproveitadas no ambiente de trabalho. Para isso, o ideal é contar com a equipe de TI e descobrir quais são os sistemas que já estão instalados nas máquinas de trabalho dos colaboradores. Depois, é interessante fazer uma pesquisa e explorar mais os recursos desses sistemas. Essa é uma ação que beneficia a empresa, porque poupa o tempo necessário para implementação de sistemas especializados e representa uma boa economia financeira (já que não é necessário comprar novas ferramentas). Veja alguns exemplos de ferramentas que podem ser melhor exploradas:

  • E-mails – Crie boas práticas para otimizar o uso do e-mail. Avalie as possibilidades oferecidas por essa ferramenta de comunicação e promova o uso de recursos que ajudem a melhorar a organização das mensagens, como as tags e as flags, e que facilitem a conversa, como o uso de palavras-chave no assunto do e-mail.
  • Planilhas – Incentive o uso de planilhas, que podem ser facilmente feitas no Excel, para que os funcionários consigam visualizar melhor as tarefas pendentes e melhorem a produtividade individual.
  • Calendários virtuais – Estimule o uso dos calendários virtuais para que os colaboradores possam melhorar o planejamento da semana e não se esqueçam de compromissos importantes.

Melhorias na comunicação com o cliente

Para melhorar o atendimento feito ao cliente por e-mail, busque soluções modernas, que permitem que a empresa visualize os e-mails dos colaboradores e controle prazos de resposta. Assim, todas as mensagens podem ser acompanhadas pelo líder da equipe ou pelo gestor responsável pelo relacionamento com o consumidor. Essa é uma ação que garante que eles estejam a par do que acontece na empresa e evita desentendimentos com o cliente.

Não perca produtividade e qualidade nos serviços oferecidos por falta de controle de tarefas: use nossas dicas e garanta que colaboradores, processos e clientes trabalhem com sinergia! 

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