Controle Interno
Comunicação

Controles internos: o que seus times estão fazendo?

Com que atividade cada colaborador da sua equipe está trabalhando? Você e os demais gestores da empresa possuem controles internos que permitam responder a essa pergunta? Uma pesquisa realizada pela consultoria empresarial norte-americana McKinsey informa que os trabalhadores de escritório utilizam cerca de 28% da sua semana laboral lendo e respondendo a e-mails, 19% procurando e coletando informações, 14% é gasto com comunicação e colaboração interna e 39% com suas tarefas específicas. Sem uma gestão de controles internos, todo esse conteúdo pode ficar restrito a um funcionário, dificultando o compartilhamento de conhecimento, aumentando o tempo de pesquisa de cada membro da equipe e, até mesmo, trazendo riscos, como quebra de sigilo ou troca de informações sensíveis.

Sendo assim, é claro que esse controle tem grande impacto na produtividade de uma organização. Afinal, se o líder não sabe o que o seu time faz durante suas horas de trabalho, como poderá garantir que o tempo dos colaboradores está sendo bem empregado?

Monitorar a equipe ainda é um desafio para muitos gestores, pois esses profissionais têm muitas responsabilidades diárias, por isso, nem sempre conseguem dedicar tempo ao controle das tarefas de cada membro do time de trabalho. Mas algumas ferramentas usadas no dia a dia da empresa podem facilitar essa supervisão. Saiba mais:

Consequências da falta de controle das atividades da equipe

Um líder de equipe é responsável por uma série de tarefas: motivar o time, estabelecer metas, lidar com obstáculos, organizar projetos, participar de reuniões e dar feedbacks para os colaboradores são apenas alguns exemplos. Além de tudo isso, também é desse profissional a responsabilidade de monitorar o que os membros da sua equipe fazem diariamente. No entanto, em meio a tantas outras atividades, não é raro que essa supervisão seja deixada em segundo plano.

Além disso, a falta de controle reflete negativamente na produtividade da empresa. Se os funcionários usam boa parte do tempo de trabalho para checar redes sociais, conversar com colegas ou responder a e-mails pessoais, por exemplo, não dedicam tanto tempo quanto poderiam — e deveriam — para cumprir as tarefas necessárias para que a empresa cresça.

Também é preciso considerar que, sem uma gestão de controles internos, é mais difícil saber como o funcionário representa a empresa nas conversas com clientes. Ou seja, um colaborador pode ser grosseiro ou fazer promessas que não serão cumpridas (o que, em ambos os casos, causa prejuízos à marca) sem que a liderança tenha conhecimento.

Os benefícios de controles internos eficientes

Monitorar o que acontece internamente é essencial para a produtividade da empresa. É importante lembrar que uma empresa produtiva é também mais lucrativa! Os serviços e produtos são entregues com mais rapidez e qualidade, há garantia de que o tempo dos colaboradores é investido apropriadamente e os clientes ficam mais satisfeitos com os resultados recebidos.

Além disso, essa é uma gestão que permite que os líderes tenham acesso ao que acontece na organização. Sendo assim, é mais fácil manter o controle sobre a imagem que os clientes têm da marca e sobre a maneira como cada colaborador relaciona-se com seus contatos.

Ainda que seja um desafio, aumentar esse controle não é tarefa impossível. Uma boa maneira de começar é substituindo algumas das tradicionais ferramentas de trabalho por modelos modernos, com funcionalidades semelhantes, mas que permitam uma maior supervisão e um melhor gerenciamento das tarefas das equipes.

Outra dica é fazer reuniões. Não as tradicionais — e longas — reuniões nas quais nunca é alcançado um consenso, mas sim reuniões periódicas, diárias, preferencialmente, com o intuito de alinhar as tarefas do dia e gerar sinergia entre os colaboradores. Uma reunião rápida e informal, até mesmo em pé, pode fazer toda a diferença na motivação e alinhamento das equipes!

Você controla o que a sua equipe faz no dia a dia de trabalho? Sua empresa é tão produtiva quanto poderia ser?  Deixe seu comentário!

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