ferramentas de gestão de pessoas
Gestão

Por que as ferramentas de gestão de pessoas falham?

Você já deve ter lido ou ouvido muito falar sobre a importância de gerenciar pessoas, manter todos motivados e as equipes alinhadas em uma mesma direção, e isso é fato, principalmente em uma empresa de serviços, onde as pessoas são o maior ativo da empresa. Porém, lidar diariamente com pessoas não é tão fácil quanto se parece, mas você sabia que existem diversas ferramentas de gestão de pessoas que podem lhe ajudar nesta árdua tarefa?

Sim, elas existem. Ainda mais nos  dias de hoje, essencial que as empresas tenham ferramentas de gestão de pessoas que apoiem os colaboradores e gestores na execução e acompanhamento das tarefas diárias. Mas, infelizmente, o uso de certas soluções disponíveis no mercado podem trazer mais dores de cabeça do que benefícios.

Se bem estruturadas, as ferramentas de gestão de pessoas facilitam bastante a rotina tanto dos gestores como dos próprios colaboradores, agilizando o processamento de informações e simplificando o acompanhamento sistemático dos resultados. Mas dependendo do sistema escolhido, podem surgir diversos problemas: além de obrigarem as empresas a mudarem sua cultura e processos, ainda fragmentam a comunicação e fazem com que os gestores tenham que usar várias soluções ao mesmo tempo. E, por mais que ajudem a equipe a organizar-se melhor, elas não dão aos responsáveis uma visão geral do que está sendo realizado.

Para que você tome cuidado na hora de buscar ferramentas de gestão de pessoas, listamos neste post alguns dos motivos pelos quais muitas ferramentas acabam falhando:

1. Dificuldades na hora da implementação

A fase de implementação é crucial para o sucesso das ferramentas de gestão de pessoas. Se o processo for demorado ou muito burocrático, ele acabará atrasando o andamento das atividades e prejudicando os resultados do negócio. Além disso, pode haver ainda problemas de compatibilidade com o sistema utilizado na organização.

O ideal é que os gestores adotem ferramentas de gestão de pessoas que sejam hospedadas na nuvem (cloud computing) e que possam ser instaladas de forma rápida e fácil em qualquer dispositivo e sistema. Isso certamente agilizará os resultados da ferramenta na empresa.

2. Modificação de cultura e processos

Algumas ferramentas de gestão de pessoas obrigam as empresas a modificarem alguns de seus processos, suas rotinas e até mesmo sua cultura. E isso, inevitavelmente, cria uma grande resistência por parte dos colaboradores, fazendo com que a adoção da nova ferramenta falhe. É importante lembrar que cada empresa possui uma cultura diferente, assim como cada equipe tem um modo diferente de trabalhar.

Logo, não são os colaboradores que devem adequar-se às exigências da ferramenta, e sim a solução que deve adaptar-se às necessidades da empresa. Daí a importância dos gestores preferirem ferramentas de gestão de pessoas que não mudem drasticamente os processos de seu negócio. Esse cuidado aumenta a aceitação da ferramenta por parte dos colaboradores, diminui custos e tempo de capacitação e aumenta significativamente as chances de sucesso de sua implementação na empresa.

3. Falta de controle para o Gestor

Outro motivo para as ferramentas de gestão de pessoas falharem está relacionado à visibilidade dos gestores quanto ao andamento dos processos e atividades. Isso acontece porque o controle das informações fica por conta dos próprios membros da equipe, que costumam utilizar to-do lists (lista de tarefas) pessoais e não compartilham as atividades nas quais estão trabalhando em um determinado momento.

Em ambientes com um ritmo mais acelerado, essa falta de perspectiva geral impacta negativamente o negócio, já que os gestores perdem tempo solicitando informações sobre o andamento das tarefas e acabam não conseguindo administrar todos os trabalhos adequadamente. Somente com uma solução de colaboração eles podem ter acesso às informações de que precisam e acompanhar o desempenho do time de perto por meio de relatórios.

4. Problemas de integração

O último motivo que explica por que as ferramentas de gestão falham é a falta de comunicação entre os colaboradores. Essa situação acontece porque muitas das soluções oferecidas no mercado não possibilitam o compartilhamento e a interação interna de tarefas. E, como a cultura de utilizar sistemas de e-mail tradicionais ainda não foi extinta em muitas empresas, a comunicação acaba sendo fragmentada.

Isso faz com que os gestores adotem diferentes sistemas para diferentes áreas de gestão: um helpdesk para controlar as demandas dos clientes; uma solução de gestão para controlar as tarefas e comunicações internas; e uma ferramenta de e-mail, um recurso indispensável no ambiente corporativo. O aconselhado é que os responsáveis adotem uma única ferramenta de comunicação e colaboração que englobe todas essas soluções, para que eles não percam tempo administrando várias soluções e não desperdicem uma quantidade significativa de recursos financeiros.

Soluções disponíveis no mercado

Existem diversas ferramentas atualmente para auxiliar a gestão de pessoas, como softwares de gestão de equipes, redes sociais privadas, soluções pessoais para dispositivos móveis e ferramentas mais completas, que envolvem recursos de comunicação e colaboração no e-mail.

De toda forma, é importante que os gestores conheçam o seu negócio para avaliar as vantagens e desvantagens que cada ferramenta traz para a sua empresa.

Conclusão

Como você pôde ver, a implantação de ferramentas de gestão de pessoas pode falhar por inúmeras razões. Para que todos os problemas listados anteriormente sejam evitados, o ideal é contar com uma solução completa e integrada, que não mude completamente a cultura e os processos da empresa, permitindo que os seus gestores conheçam e controlem as atividades por meio de relatórios. Só assim é possível ter os dados necessários para realizar tomadas de decisão inteligentes que estimulem o crescimento dos negócios e tragam satisfação para os clientes.

Sua ferramenta de gestão de pessoas já falhou por algum desses motivos? Compartilhe suas experiências com a gente nos comentários!

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