gerenciamento de tempo
Gestão

Como fazer um gerenciamento de tempo de forma eficaz

Não é novidade que o mundo corporativo anda cada vez mais acelerado. Projetos e atividades fora do prazo acabam gerando insatisfações para clientes, fornecedores, além de maiores custos e tensão para toda a equipe. Um gerenciamento de tempo ineficaz também impossibilita que gestores e colaboradores concentrem-se em outras tarefas que visam ao progresso da empresa.

Nesse cenário estressante, o tempo pode ser visto como o grande vilão, criando  gestores, líderes e colaboradores sobrecarregados e desmotivados. Para melhorar essa situação, é fundamental mudar essa perspectiva e ver o tempo como um aliado da organização das atividades da empresa.

Por isso, muito se fala no gerenciamento de tempo, e alguns especialistas até dão conselhos para administrá-lo diariamente. Neste post, vamos mostrar a importância dessa prática e dar algumas dicas de como realizar um gerenciamento de tempo eficaz. Confira!

Por que um bom gerenciamento de tempo é tão importante?

Se hoje há clientes cada vez mais exigentes com preços e prazos, isso acaba refletindo diretamente no comportamento das empresas, que passam a preocupar-se cada vez mais com a eficiência de processos e atendimentos.

A conclusão de projetos e entregas de produtos e serviços dentro do prazo é, obviamente, o resultado mais imediato esperado de um bom gerenciamento de tempo. No entanto, essa gestão vai muito além de deadlines e vencimentos! Com uma boa organização e administração do tempo, a empresa otimiza todos os recursos utilizados — financeiros, humanos, tecnológicos —, maximizando, assim, o resultado geral dos negócios. Além disso, um gerenciamento de tempo adequado motiva todos os envolvidos nos processos, criando um sentimento de satisfação e realização em funcionários, gestores e, é claro, no cliente.

Em linhas gerais, a gestão do tempo é essencial para criar uma cultura e um ambiente de excelência na empresa.

Dicas para gerenciamento de tempo

Agora que você conhece a importância de gerenciar bem o tempo, confira algumas dicas práticas para começar a organização:

Evite retrabalhos: Ter uma gestão de tempo não significa trabalhar às pressas. Quando se tenta correr com as atividades para ganhar tempo, mais falhas passam a ocorrer e, consequentemente, será necessário despender mais tempo para realizar correções.

Retrabalhos geram custos, tempo adicional, atrasos e estresse para gestores e funcionários. Portanto, fique atento.

Tenha uma checklist: Uma lista de verificações é fundamental para ter uma visão geral de todas as tarefas e assim atuar conforme as prioridades estabelecidas.
Você pode utilizar diversas ferramentas simples como um quadro de anotações ou uma planilha no Excel, além de recursos modernos de controle de tarefas, como a to-do list do seu próprio e-mail e apps específicos pra gestão de tarefas.

Otimize suas atividades: Para ganhar tempo, é preciso saber reduzi-lo, ou seja, é preciso identificar atividades que podem ser otimizadas, buscando maneiras e recursos para desempenhar a tarefa com qualidade igual ou superior e com menor tempo. Atividades repetitivas e longas são ótimas candidatas a passar por uma análise de otimização.

Tenha lembretes: Gerenciar uma equipe pode ser uma tarefa trabalhosa, mas nem por isso você deve esquecer seus compromissos diários. Dessa forma, utilize lembretes com frequência e procure sempre anotar seus compromissos e atividades. Essa prática irá ajudá-lo a cumprir suas tarefas no tempo programado e evitará esquecimentos.

Defina prioridades: Separe um tempo para definir as prioridades do seu dia ou de seu projeto. Pode parecer uma dica simples, mas, a partir do momento em que você se concentra nas prioridades, é possível evitar que ações importantes tornem-se urgentes.

Seja a referência: Adote uma postura de gerenciamento de tempo e seja um modelo para os funcionários que estão sob a sua supervisão. Mostre a eles a importância de gerenciar o tempo individual e o quanto isso será favorável para a empresa e para cada membro da equipe.

Saiba delegar atividades: Quem gerencia uma equipe sabe que é muito comum a delegação de atividades. No entanto, é preciso saber distribuir corretamente as tarefas para obter melhor proveito do tempo. Para seguir essa dica, o gestor pode fazer os seguintes questionamentos: A quem irei delegar essa atividade? Há necessidade de aprendizagem ou supervisão para a execução da tarefa? O que posso fazer para motivar os colaboradores? Existe a possibilidade de otimização dessa tarefa?

Confira mais dicas valiosas sobre gestão de tempo da equipe de trabalho nesse post que preparamos para você.

Conforme vimos, o tempo pode ser o seu aliado ou seu oponente, e tudo isso depende de como você o gerencia. Com ações simples, é possível obter um ótimo gerenciamento de tempo e, consequentemente, melhorar os resultados das empresas. E, além disso, a prática da gestão de tempo também ajuda a obter economia para os cofres das empresas, uma vez que muitos empresários acabam contratando mão de obra adicional como solução para a alta demanda de atividades e a escassez de tempo.

Vale destacar também que, apesar de presenciarmos ambientes corporativos acelerados, ainda é fundamental que as atividades sejam realizadas sempre de maneira organizada, sem afetar a qualidade dos produtos/serviços e, principalmente, sem desmotivar e pressionar equipes.

E você, o que faz para gerenciar o tempo de maneira eficaz? Compartilhe sua experiência conosco nos comentários!

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