gerenciamento de tempo
Gestão

Como fazer um gerenciamento de tempo de forma eficaz

O gerenciamento de tempo tem sido um dos maiores desafios da gestão moderna, devido ao acúmulo de tarefas, e-mails e telefonemas que sobrecarregam gestores e colaboradores em uma empresa.

Não é novidade que o mundo corporativo anda cada vez mais acelerado. É comum as pessoas assumirem de forma simultânea diversos projetos e atividades, tendo dificuldade em atender aos prazos definidos, e por consequência, acabam gerando insatisfações em clientes, fornecedores, além de maiores custos e tensão para toda a equipe.

Nesse cenário estressante de acúmulo de funções, o tempo acaba sendo visto como o grande vilão, deixando líderes e colaboradores sobrecarregados e desmotivados. Para melhorar essa situação, é fundamental mudar essa perspectiva e ter um gerenciamento de tempo que seja aliado na organização das atividades na empresa.

Neste post, vamos mostrar a importância dessa prática e dar algumas dicas de como realizar um gerenciamento de tempo eficaz. Boa leitura!

Por que um bom gerenciamento de tempo é tão importante?

Sabemos que o mercado está cada vez mais exigente em relação melhores preços e prazos, o que reflete diretamente no comportamento das empresas, que passam a se preocupar cada vez mais com a eficiência de processos e com a qualidade no atendimento.

A conclusão de projetos e entregas de produtos e serviços dentro do prazo é, obviamente, o resultado mais imediato esperado de um bom gerenciamento de tempo. No entanto, essa gestão vai muito além de prazos de entrega e vencimentos!

Com um bom gerenciamento de tempo, a empresa otimiza todos os recursos utilizados — financeiros, humanos e tecnológicos, maximizando assim o resultado geral dos negócios. Além disso, um gerenciamento de tempo adequado motiva todos os envolvidos nos processos, criando um sentimento de satisfação e realização em colaboradores, gestores, e principalmente, nos clientes.

Em linhas gerais, o gerenciamento de tempo é essencial para criar uma cultura e um ambiente de excelência na empresa.

Dicas para um bom gerenciamento de tempo

Agora que você conhece a importância de gerenciar bem o tempo, confira algumas dicas práticas para começar a organização:

Planeje

Assim como tudo na empresa, a melhor forma de ter um bom gerenciamento de tempo é através de um bom planejamento das suas atividades. Antes de começar qualquer tarefa, avalie o que precisa ser feito, defina uma ordem de execução e sempre reserve um espaço para imprevistos.

Evite retrabalhos

Ter um processo de gerenciamento de tempo não significa trabalhar às pressas. Quando se tenta correr com as atividades para ganhar tempo, mais falhas passam a ocorrer e, consequentemente, será necessário despender mais tempo para realizar correções.

Retrabalhos geram custos, tempo adicional, atrasos e estresse para gestores e colaboradores. Portanto, fique atento.

Tenha um checklist

Uma lista de verificações é fundamental para ter uma visão geral de todas as tarefas e assim atuar conforme as prioridades estabelecidas.
Você pode utilizar diversas ferramentas simples como um quadro de anotações ou uma planilha no Excel, além de recursos modernos de controle de tarefas, como a to-do list do seu próprio e-mail e apps específicos para a gestão de tarefas.

Uma dica importante para o controle de tarefas é a utilização do modelo de plano de ação 5W2H, que você pode conhecer melhor nesse artigo: Plano de Ação 5W2H: Uma ferramenta fundamental no dia a dia do Gestor

Otimize suas atividades

Para ganhar tempo, é preciso saber reduzi-lo, ou seja, é preciso identificar atividades que podem ser otimizadas, buscando maneiras e recursos para desempenhar a tarefa com qualidade igual ou superior e com menor tempo. Atividades repetitivas e longas são ótimas candidatas a passar por uma análise de otimização.

Tenha lembretes

Gerenciar uma equipe pode ser uma tarefa trabalhosa, mas nem por isso você deve esquecer seus compromissos diários. Dessa forma, utilize lembretes com frequência e procure sempre anotar seus compromissos e atividades. Essa prática irá ajudá-lo a cumprir suas tarefas no tempo programado e evitará esquecimentos.

Defina prioridades

Separe um tempo para definir as prioridades do seu dia ou de seu projeto. Pode parecer uma dica simples, mas, a partir do momento em que você se concentra nas prioridades, é possível evitar que ações menos importantes tornem-se urgentes.

Seja a referência

Adote uma postura de gerenciamento de tempo e seja um modelo para os colaboradores fazem parte da sua equipe. Mostre a eles a importância de gerenciar o tempo individualmente e o quanto isso será favorável para a empresa e para cada membro do time.

Saiba delegar atividades

Quem gerencia uma equipe sabe que é muito comum a delegação de atividades. No entanto, é preciso saber distribuir corretamente as tarefas para obter melhor proveito do tempo. Para seguir essa dica, o gestor pode fazer os seguintes questionamentos:

  • A quem irei delegar essa atividade?
  • Há necessidade de aprendizagem ou supervisão para a execução da tarefa?
  • O que posso fazer para motivar os colaboradores?
  • Existe a possibilidade de otimização dessa tarefa?

Confira mais dicas valiosas sobre gestão de equipes nesse post que preparamos para você.

Transforme o tempo em seu aliado

Conforme vimos, o tempo pode ser o seu aliado ou seu oponente, e tudo isso depende de como você o gerencia. Com ações simples, é possível obter um ótimo gerenciamento de tempo e, consequentemente, melhorar os resultados da empresa. Além disso, a prática de gerenciamento de tempo também ajuda a obter economia para os cofres das empresas, uma vez que muitos gestores acabam contratando mão de obra adicional como solução para a alta demanda de atividades e escassez de tempo.

Vale destacar também que, apesar de presenciarmos ambientes corporativos acelerados, ainda é fundamental que as atividades sejam realizadas sempre de maneira organizada, sem afetar a qualidade dos produtos e serviços e, principalmente, sem desmotivar as equipes pelo acúmulo excessivo de funções.

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E você, o que faz para gerenciar o tempo de maneira eficaz? Compartilhe sua experiência conosco nos comentários!

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