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Liderança

Guia de Gestão de Projetos para iniciantes

Como líderes de empresas ou de equipes, somos responsáveis pela gestão de projetos o tempo todo, sem muitas vezes nem nos darmos conta disto. O fato é que não precisamos ser grandes especialistas no assunto para gerenciar atividades, mas conhecer os conceitos básicos de gerenciamento de projetos pode ser fundamental para evitar atrasos e garantir entregas com mais qualidade.

Se você é um líder que precisa lidar com vários projetos o tempo todo, mas ainda não conseguiu se aprofundar muito no assunto, este artigo é para você. Aqui iremos abordar os conceitos básicos de gestão de projetos para um gestor poder estruturar o trabalho das suas equipes, evitando atrasos e garantindo uma maior produtividade dos seus colaboradores.

Mas afinal, o que é gestão de projetos

Segundo o PMI (sigla em inglês para Project Management Institute), um dos mais respeitados institutos de gestão de projetos do mundo, um projeto nada mais é do que “Um esforço temporário para produzir um produto, serviço ou resultado único”.

Isto significa que a gestão de projetos pode ser aplicada em qualquer atividade dentro da empresa que tenha um objetivo, e que seja fundamental o cumprimento dos prazos dentro de um padrão de qualidade e custos pré-estabelecidos.

Quando utilizar a gestão de projetos

Conforme a definição do próprio PMI, podemos considerar a gestão de projetos qualquer esforço com um objetivo pré-estabelecido, o que pode ser desde a construção de uma usina nuclear até o desenvolvimento de um website.

O fato é que o termo gestão de projetos tem sido cada vez mais utilizado nas empresas por auxiliar gestores e suas equipes a estruturar suas atividades, ajudando principalmente no cumprimento dos seus objetivos, com entregas dentro dos prazos estabelecidos e do padrão de qualidade esperado.

Isto significa que todas as atividades realizadas por sua equipe podem ser tratadas como projetos, algumas com uma complexidade e prazo de entrega maior, outra mais simples. Esta é uma grande vantagem das práticas de gestão de projetos, que podem ser adaptadas de acordo com a complexidade de cada atividade.

Gestão de projetos na prática – Primeiros passos

Neste artigo não vamos abordar nenhuma metodologia específica de gestão de projetos. Dentro do próprio PMI você pode encontrar conceitos mais avançados sobre o assunto, mas nosso objetivo aqui é demonstrar a você gestor como aplicar conceitos básicos para estruturar as entregas das suas equipes, e facilitar o acompanhamento de várias atividades de forma simultânea.

Sendo assim, criamos um passo a passo com dicas fundamentais para você iniciar a gestão de projetos no seu ambiente de trabalho.

Passo 1: Defina os objetivos do projeto

Para cada projeto gerenciado, tenha muito claro objetivo final e o resultado esperado. Registre e deixa claro para todos os integrantes da equipe.

Passo 2: Identifique a equipe do projeto

Identifique as pessoas com maior compatibilidade para participar do projeto. Procure formar um time multidisciplinar, com conhecimentos e competências complementares para resolverem todos os problemas necessários durante as atividades.

Passo 3: Identifique um líder para o projeto

A gestão de projetos exige sempre um líder ou coordenador deve ser aceito por todos os integrantes da equipe. Se não houver consenso, continue tentando encontrar a pessoa ideal, para evitar possíveis conflitos.

Passo 4: Comece com um grande “Brainstorming”

Você e sua equipe serão responsáveis por atingir o resultado esperado, portanto, faça um bom brainstorming para identificar ideias e melhores maneiras de solucionar cada problema. Procure envolver o time nas decisões para que todos se sintam motivados e assim sejam mais produtivos.

Passo 5: Identifique os fatores de influência

Alguns fatores que estão fora do seu controle podem limitar o projeto, como eventos políticos, econômicos, desligamentos de pessoas ou até mesmo desastres naturais. É preciso identificar estes riscos e ameaças já no início, listando quais serão as formas de resolução caso algo desta natureza venha a ocorrer.

Passo 6: Identifique os recursos

Para executar algumas ações pode ser necessário alguns recursos como um acréscimo no orçamento, equipamentos, maquinário, pessoas terceirizadas ou até mesmo de outros setores. Este levantamento também deve ser feito já no início para evitar paradas e surpresas durante as atividades.

Passo 7: Defina uma ferramenta de acompanhamento

Para que a gestão de projetos se torne mais fácil, procure utilizar alguma ferramenta de acompanhamento das tarefas e prazos da sua equipe. Uma própria planilha de Excel pode contribuir para este controle, até soluções mais robustas como o Microsoft Project ou soluções online como Trello e Redbooth.

Passo 8. Organize as tarefas e as sub-tarefas em ordem cronológica.

Esta é a etapa da gestão de projetos em que as atividades começam a ser colocadas em prática. Use a ferramenta definida no passo anterior para criar uma lista de ações e resultados que devem ser iniciados e finalizados. Uma dica nesta etapa é a utilização do modelo de plano de ação 5W2H.

Dica: saiba mais sobre 5W2H neste artigo: Plano de Ação 5W2H: Uma ferramenta fundamental no dia a dia do Gestor

Na elaboração do seu plano ação, defina sempre datas realistas para a conclusão das tarefas, e tenha muito claro os objetivos de cada entrega.

Passo 9: Rode o PDCA

PDCA é uma metodologia de gestão que ajuda o líder a planejar, executar e acompanhar as ações de sua equipe de forma contínua. Ao utilizar este método na gestão de projetos, você estará monitorando com frequência as atividades da equipe e identificando rapidamente pontos de atenção, para tomar as ações de melhoria a ponto que não prejudiquem o resultado final.

Dica: saiba mais sobre PDCA neste artigo: Ciclo PDCA: O que é e como aplicar na sua empresa

Para que isto aconteça, o líder deve acompanhar todas as datas e compromissos de entrega. Certifique-se que todos os todos os envolvidos no projeto estejam cientes sobre o andamento das atividades.

Passo 10: Comunique-se constantemente

A comunicação é um pilar fundamental para uma gestão de projetos eficiente. Certifique-se de que toda a equipe envolvida esteja ciente do status das atividades, pois podem estar aguardando alguma informação, ou o término de outra atividade para dar sequência as ações do projeto.

Passo 11. Celebre as vitórias

Reconheça as vitórias do seu time. Comemore as superações e o encerramento de cada etapa.

Quais os benefícios da Gestão de Projetos para o negócio?

Utilizar um padrão para gestão de projetos nas tarefas das suas equipes garante uma série de benefícios para o negócio, afetando diretamente os resultados da empresa e a satisfação de clientes e dos próprios colaboradores. Vejamos quais são estes benefícios:

1) Maior cumprimento nos prazos

O acompanhamento das tarefas em cada etapa de um projeto facilita a identificação de qualquer problema que possa ocasionar um atraso em uma atividade. Este acompanhamento é fundamental para que qualquer desvio do planejado possa ser corrigido antes que comprometa o prazo final.

2) Entregas com mais qualidade

As práticas de gestão de projetos afetam diretamente a qualidade final do projeto, seja o desenvolvimento de um software, a realização de um evento ou a construção de um edifício.

Esta garantia de maior qualidade se deve principalmente ao fato de haver uma padronização dos processos e um acompanhamento mais próximo de cada atividade.

3) Redução de custos

Projetos que fogem do planejado costumam ser finalizados com um custo muito mais elevado do que havia sido previsto.

A gestão de projetos auxilia os gestores no correto dimensionamento e gerenciamento de recursos. O tempo da equipe é melhor alocado quando as atividades estão bem definidas e estruturadas, otimizando assim os custos com mão de obra.

Quando se aplica a gestão de projetos em uma atividade chave, a utilização dos recursos é planejada com antecedência, ajudando os gestores a evitarem qualquer imprevisto.

4) Redução de riscos

Um dos passos mais importantes da gestão de projetos é a análise dos riscos, que apesar de serem eventos inesperados, podem ser previstos. Esta análise antecipada evita que imprevistos comprometam a continuidade e a qualidade das atividades.

Descentralize o trabalho e seja mais produtivo

Ao aplicar conceitos básicos de gestão de projetos você consegue gerenciar diversas atividades importantes da sua equipe de forma simultânea, acompanhando os prazos e a qualidade das entregas.

Estas práticas tornam você um gestor mais produtivo e capaz de lidar com diversos projetos simultâneos sem perder o controle.

Se você deseja saber mais sobre como ser um líder de sucesso, não deixe de ler este artigo:

Líder de sucesso, como se tornar um em 8 lições

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