Ciclo PDCA
Gestão

Ciclo PDCA: O que é e como aplicar na sua empresa

Bons gestores devem buscar constantemente maneiras de melhorar sua gestão, seja de uma equipe ou até mesmo do seu próprio negócio. Estas melhorias requerem o uso de metodologias e ferramentas como o ciclo PDCA, um método simples, mas altamente eficiente para garantir a execução de tudo que foi planejado.

O Ciclo PDCA é uma metodologia de gestão de quatro passos para implantar melhorias em processos ou produtos. Devido seu modelo intuitivo e fácil de aplicar, ele traz reais ganhos para as organizações, pois aumenta as chances de sucesso na execução das tarefas.

O ciclo PDCA é usado largamente por empresas de todo o mundo e é uma ferramenta comum em projetos de qualidade da gestão. Metodologias consagradas como o Modelo de Excelência da Gestão da Fundação Nacional da Qualidade e diversas consultorias de planejamento estratégico sugerem e apoiam o uso do PDCA nas organizações.

Mas afinal, o que significa o ciclo PDCA?

O conceito do ciclo PDCA fica fácil de entender quando olhamos para o significado da sua sigla em inglês:

P (plan, planejar)

D (do, fazer)

C (check, acompanhar)

A (act, corrigir)

O que o ciclo PDCA sugere é que qualquer atividade de gestão ou planejamento estratégico executada na empresa, seja conduzida seguindo essas quatro fases. Vamos entender melhor cada uma.

Dica: conheça o modelo de planejamento estratégico que ajuda que a levar a estratégia ao nível operacional da empresa. Leia este artigo: Balanced Scorecard na prática. Entenda a importância deste modelo para seu negócio

P (plan, planejar) – Fase de planejamento

Ao iniciar qualquer melhoria em processos ou produtos, planejar as ações deve ser a primeira fase do processo. Esta é a primeira fase do ciclo PDCA, representada pela letra “P”.

Na fase de planejamento, algumas questões precisam estar muito claras, tanto para os gestores quanto para suas equipes:

  • Quais os objetivos deste projeto?
  • Quem são os responsáveis por cada tarefa?
  • Como serão realizadas as tarefas?
  • Qual o prazo de início e término de cada tarefa?

D (do, fazer) – Fase de execução

Só depois de estar claro quem são os responsáveis, o que eles precisam fazer e como, é que se deve dar início a fase de execução das ações, representada pela letra “D” no ciclo PDCA.

Esta é a fase onde todas as tarefas são realizadas. Cada membro da equipe já deve ter sido comunicado sobre suas responsabilidades e prazos de entrega de cada atividade. Suas responsabilidades são a realização das tarefas, cumprindo as datas de entrega e atendendo o padrão de qualidade esperado.

C (check, acompanhar) – Acompanhamento

Esta pode ser considerada a fase mais importante do ciclo PDCA, e o que faz este modelo ser tão eficiente.

Após a execução das ações que foram planejadas, os gestores devem se reunir continuamente com suas equipes para a validação de tudo que foi executado.

Nesta fase, deverá ser feito uma comparação entre o planejado e o realizado. Esta comparação deverá validar se os prazos estão sendo cumpridos, se a qualidade está dentro do esperado e se houve algum desvio sobre o planejamento.

Note que não é necessário aguardar o fim da execução de cada tarefa para realizar esta validação. A frequência das reuniões de acompanhamento pode variar de acordo com cada projeto. Em algumas situações, pequenas reuniões diárias são sugeridas, em outros casos podem ser semanais ou até mensais.

Quanto mais frequente for realizado o acompanhamento, mais rápido poderá ser detectado qualquer desvio sobre a finalização do projeto, facilitando assim as tomadas de decisão da próxima fase do ciclo PDCA.

A (act, corrigir) – Correção dos desvios e revisão das ações

Ao fazer o acompanhamento próximo das tarefas, é comum a identificação de desvios sobre o que foi planejado. Da mesma forma, é natural a detecção de necessidades de melhorias sobre algumas ações.

A última fase do ciclo PDCA trata justamente de ajustes no percurso. Durante o acompanhamento, pode ser necessário retornar ao planejamento e rever alguns prazos, alterar algumas ações ou incluir novas tarefas.

O termo “Ciclo” é utilizado justamente porque o PDCA sugere esta revisão constante de todas as fases. Em um projeto com data de término, o PDCA só é finalizado junto com o projeto. Na gestão de uma empresa ou de uma equipe, sua utilização é contínua, pois novas atividades surgem diariamente.

Ao manter os colaboradores alinhados e realizar o acompanhamento contínuo das ações, o ciclo PDCA confere mais agilidade e qualidade a qualquer ação executada, tanto nas camadas de gestão quanto estratégicas em uma organização.

Ao iniciar seu uso, o ciclo PDCA acaba se tornando uma ferramenta fundamental em qualquer organização que enxergue a qualidade na gestão como alavanca para os resultados.

Modelos complementares ao PDCA

Para facilitar a criação das ações e o acompanhamento das tarefas sugerimos a utilização do modelo de plano de ação 5W2H, você pode conhecer melhor este modelo neste artigo: Plano de Ação 5W2H: Uma ferramenta fundamental no dia a dia do Gestor

Pensar, considerar e refletir é o que diferencia os gestores de sucesso. Por isso, recomendamos outras análises fundamentais sobre seu negócio, todas elas possuem um modelo gratuito para você aplicar diretamente na sua empresa.

Matriz SWOT: Conceito e um Estudo de Caso

Estudo de Caso Matriz BCG: entenda melhor o ciclo de vida dos seus produtos

Cinco forças de Porter: Uma análise para definir o futuro do negócio

Gestão de processos para PMEs em 4 passos

Quer saber mais sobre como ser um líder de sucesso? Leia também este artigo:

Líder de sucesso, como se tornar um em 8 lições

Para facilitar a aplicação do ciclo PDCA na empresa, utilize estar super planilha desenvolvida por nosso parceiro, que irá lhe ajudar a automatizar a utilização deste modelo e ganhar ainda mais produtividade.

Tem dúvidas ou algum comentário a fazer sobre PDCA? Adoraríamos ouvir você, comente abaixo!

Gostou!? Compartilhe com seus amigos....Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn