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Gestão

Planejamento Estratégico: Como tirar do papel e aplicá-lo no dia a dia

Todos os anos, empresas de todos os tamanhos e seguimentos desenvolvem ou revisam seu planejamento estratégico. Acontece que são raras as que de fato conseguem aplicar seu plano por completo, realizando as ações desejadas, acompanhando os indicadores e alcançando as metas estimadas.

As dificuldades relatadas são diversas, mas pequenas e médias empresas em especial tem uma dificuldade maior devido ao fato de seus gestores ainda estarem muito envolvidos nas tarefas operacionais. Esse envolvimento muitas vezes tira o foco da gestão, fazendo com que o planejamento seja colocado em segundo plano.

Neste artigo, vamos explicar o conceito de planejamento estratégico e sua importância para o negócio. Na sequência, vamos dar dicas fundamentais para garantir que o planejamento seja colocado em prática. Vamos focar em dicas práticas e fáceis de serem aplicadas, afinal, o planejamento não precisa ser complicado para ser eficiente.

O que é Planejamento Estratégico?

Em um conceito mais formal, podemos dizer que Planejamento Estratégico é um conjunto de planos, ações e políticas que servem para concretizar uma visão de futuro desejada, considerando as oportunidades do ambiente e os recursos da organização.

Parece complicado? Vamos tentar simplificar então. Planejamento estratégico nada mais é do que uma oportunidade de gestores decidirem aonde querem chegar com suas empresas e definirem como irão chegar lá. Resumidamente, podemos dizer que o planejamento estratégico serve para responder 3 questões principais:

  • Onde estamos?
  • Para onde queremos ir?
  • Como vamos chegar lá?

Desenvolvendo o Planejamento Estratégico

Nesta etapa, vamos ajudar você, gestor, a montar o planejamento estratégico do seu negócio.  Existem algumas metodologias consagradas para criação de planejamento estratégico, como o Balanced Scorecard, que você pode conhecer melhor no artigo Balanced Scorecard na prática. Entenda a importância deste modelo para seu negócio.

Dica: Baixe nosso modelo de planejamento estratégico do Balanced Scorecard gratuito, com dicas e exemplos práticos para aplicar na sua empresa

Porém, neste post não vamos seguir um método específico, mas sim passar pelas diretrizes mais importantes, que se forem corretamente avaliadas e seguidas, serão o suficiente para atender aos objetivos da organização.

Fase 1 – Onde estamos?

Essa é a primeira pergunta que devemos responder no planejamento estratégico. Saber exatamente qual a situação da empresa, tanto a nível de mercado quanto financeiro, é fundamental para a definição de metas e objetivos coerentes com a realidade do negócio. Para isto, recomendamos dois exercícios fundamentais. Vamos conhecê-los.

1.1 Análise Swot

Para saber como estamos posicionados no mercado, a Matriz Swot pode ser considerada uma das melhores ferramentas a serem aplicadas.

Responder onde estamos parece óbvio para alguns gestores, mas ao preencher a matriz Swot, muitos se surpreendem com as próprias respostas, pois passam a analisar seu negócio por uma perspectiva até então impensada.

Você pode conhecer melhor a Matriz Swot com um exemplo prático de aplicação no artigo Matriz SWOT: Conceito e um Estudo de Caso. De forma resumida, este exercício faz uma análise do negócio sobre 4 perspectivas: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

Ao fazer uma análise profunda sobre estas perspectivas, os gestores têm uma clara noção sobre os pontos fortes e fracos do seu negócio, e como o ambiente externo pode afetar diretamente sua empresa.

1.2 Análise financeira

Assim como a Matriz Swot analisa o posicionamento da empresa em relação ao mercado, é fundamental que os gestores tenham uma clara noção da situação financeira do negócio, para definir objetivos coerentes e traçar as melhores estratégias.

Nesta etapa do planejamento estratégico, sugerimos uma análise detalhada dos indicadores financeiros dos últimos 3 anos, como faturamento, lucratividade, rentabilidade e capital de giro disponível.

É fundamental avaliar a variação de crescimento destes indicadores. Tudo isto pode ser extraído de análises de fluxo de caixa e demonstrativos de resultado. Caso você ainda não tenha essas visões e indicadores sobre seu negócio, este é um bom momento para começar.

Fase 2 – Definindo a Visão

Esta é a etapa mais importante do planejamento estratégico, pois a partir de agora, todas as diretrizes serão pensadas em como a empresa irá alcançar sua Visão.

Você pode ler mais sobre visão no artigo Missão, Visão e Valores: porque são tão importantes, mas de forma resumida, a visão da empresa deve deixar claro qual o maior objetivo da organização.

Para que os gestores possam acompanhar se estão conseguindo atingir seu objetivo, é fundamental que a visão tenha um prazo e uma métrica que possa ser facilmente acompanhada.

Fase 3 – Defina a missão e os valores da empresa

No mesmo artigo, Missão, Visão e Valores: porque são tão importantes, você pode se aprofundar mais sobre Missão e Valores. De um modo geral, tanto a missão quanto os valores servirão de diretrizes para que os gestores direcionem suas decisões e ações ao longo do tempo, em busca dos seus objetivos.

No planejamento estratégico, definir a missão e os valores é uma forma de garantir que alguns princípios nunca sejam quebrados, por mais vontade que os gestores tenham de alcançar sua visão. Após esta definição, todas as decisões tomadas deverão sempre estar alinhadas com a missão e com os valores da empresa.

Importante destacar que tanto a missão quanto os valores da empresa devem ser definidos em conjunto. Se não for possível reunir todos os colaboradores, faça isso com os principais líderes, e garanta que o resultado seja replicado para toda a organização.

Fase 4 – Crie objetivos

Esse é um dos momentos mais práticos e fundamentais para a criação do planejamento estratégico. Nessa etapa, os gestores já definiram a visão, ou seja, o maior objetivo para seu negócio em um determinado período de tempo.

Porém, para alcançar a visão, alguns objetivos secundários devem ser alcançados antes. Este conjunto de objetivos quando conquistados resultarão no objetivo maior.

Ficou complicado? Vamos fazer uma analogia com uma equipe de fórmula 1.

Seu maior objetivo, ou seja, sua visão, é ser campeã mundial da próxima temporada.

Porém, para ser campeã, ela traçou alguns objetivos secundários que precisam ser alcançados, são eles:

  • Vencer 7 corridas na temporada.
  • Marcar pelo menos 400 pontos.

Para isto, os engenheiros da equipe traçaram mais três objetivos, que acreditam ser suficientes para as vitórias.

  • Projetar um carro com velocidade de reta 3% maior que o atual.
  • Reduzir o desgaste de pneus em 5%
  • Reduzir o consumo de combustível em 2,4%

Um ponto importante a destacar na definição dos objetivos é que assim como a visão, eles precisam ser mensuráveis. Repare que todos os objetivos possuem um valor muito claro, que são conhecidos como indicadores, pois dessa forma fica fácil para a equipe medir se seus carros estão tendo o desempenho desejado.

Ficou mais fácil de entender? Nas nossas empresas é assim que funciona. A única diferença é que a visão pode ser mais longa, ela pode ser traçada para 3, 5, 10 ou até 50 anos.

Fase 5 – Defina suas estratégicas

Até esta fase do planejamento estratégico já respondemos as duas primeiras perguntas para elaboração deste plano: onde estamos onde queremos chegar.

Agora, é na fase de definição das estratégias que começamos a responder a última pergunta: como vamos chegar lá?

Como já temos uma visão e objetivos bem definidos, fica mais fácil responder este questionamento. Aqui, os gestores devem levar em consideração tudo que já analisaram, como a matriz Swot e a situação financeira da empresa.

Na fase de definição das estratégias deve ser descrito o que a empresa irá fazer para alcançar seus objetivos. Para entendermos melhor, vamos continuar no exemplo da nossa equipe de Fórmula 1.

Visão: ser campeão mundial na próxima temporada

Objetivo: ganhar 7 corridas

Estratégia: redesenhar aerodinâmica do carro, trocar fornecedor de pneus e contratar pilotos mais experientes.

Repare que a estratégia é uma forma de descrever o que deve ser feito. Os prazos e indicadores a serem alcançados já estão definidos. Nesta fase, os gestores devem refletir sobre os caminhos a serem traçados e quais ações devem ser tomadas.

Fase 6 – Crie um plano de ação centralizado

Junto com a fase de definição das estratégias, iniciamos a fase prática do planejamento estratégico, ou seja, como os gestores irão fazer seus objetivos de fato serem alcançados.

Este é um ponto de atenção, pois é justamente na execução do planejamento estratégico que 9 em cada 10 empresas falham.

Ao definir suas estratégias, crie ações claras e coerentes. Suas ações devem conter prazos, responsáveis e todas as outras informações que forem pertinentes, como o orçamento que será necessário para ser realizada.

Para facilitar a criação e a gestão das ações, você pode seguir o modelo 5W2H. Utilize também uma ferramenta fácil de ser gerenciada e que possa ser utilizada por toda a equipe. Existem diversas soluções gratuitas na internet, uma boa opção é a ferramenta Trello.

Saiba mais sobre 5W2H neste post: Plano de Ação 5W2H: Uma ferramenta fundamental no dia a dia do Gestor

Fase 7 – Rode o PDCA

Após definir suas ações, está na hora de garantir que tudo que foi descrito no planejamento estratégico está de fato acontecendo.

Para isso, utilizar o PDCA é sempre uma boa opção. Defina um período para revisão das suas estratégias. Para que o tempo não deixe você se esquecer da importância do planejamento estratégico, recomendamos que ao menos uma vez por mês você tire algumas horas para acompanhar suas ações e seus indicadores.

Saiba mais sobre PDCA neste post: Ciclo PDCA: O que é e como aplicar na sua empresa

Assim como sugere o PDCA, após a fase de checagem, tome as devidas ações de correção caso tenha identificado algum desvio de percurso. No próximo mês refaça sua análise e mantenha o PDCA do seu planejamento estratégico sempre ativo.

Dicas para garantir a aplicação do planejamento estratégico

Neste momento, sua empresa já tem um planejamento estratégico com todas as informações que precisa para crescer e lhe ajudar a alcançar seu sonho como gestor.

Além do PDCA, veja algumas dicas importantes para aumentar as chances de sucesso na aplicação do seu planejamento estratégico.

  1. Envolva responsáveis e líderes de todos os setores;
  2. Divulgue o Planejamento Estratégico para toda a empresa, é importante que todos os colaboradores conheçam as estratégias e se sintam parte importante da organização;
  1. Faça reuniões com frequência, quanto mais a equipe estiver envolvida mais motivada estará;

A aplicação de uma boa Gestão Estratégica requer muita disciplina, organização, persistência, liderança e uma comunicação eficaz. Estes fatores são fundamentais para se colher os frutos desejados.

O desenvolvimento e aplicação do planejamento estratégico é um exercício de liderança, capaz de transformar não só o futuro da organização, mas tornar um gestor mais capaz e realizado.

Quer saber mais sobre como ser um líder de sucesso? Leia também este artigo:

Líder de sucesso, como se tornar um em 8 lições

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