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Gestão

Plano de Ação 5W2H: Uma ferramenta fundamental no dia a dia do Gestor

Como gestor você já deve ter ouvido falar no plano de ação 5W2H, mas você sabe exatamente o que isto? Como ele pode ajudar no acompanhamento das ações? Fique tranquilo, é exatamente isto que iremos explicar neste artigo, inclusive trazendo um exemplo prático da aplicação deste modelo.

Neste blog você já pôde acompanhar diversos artigos que tratam sobre planejamento estratégico, como o Balanced Scorecard, assim como ferramentas e metodologias de apoio a gestão, como o ciclo PDCA, Matriz Swot, BCG e o modelo das cinco Forças de Porter.

Mas o que estes modelos têm em comum? Praticamente todas as ferramentas de apoio a gestão tem nas suas últimas etapas e criação de um plano de ação. Este plano deve ser executado para que os objetivos definidos na estratégia possam ser alcançados. É nesse momento que entra o modelo 5W2H.

Mas afinal, o que é o 5W2H?

O modelo de plano de ação 5W2H é uma ferramenta utilizada no planejamento e acompanhamento de um conjunto de tarefas. Este modelo é sem dúvida o mais utilizado pelos gestores e o mais difundido nos meios acadêmicos.

O nome deste modelo foi assim definido por juntar as primeiras letras dos nomes (em inglês) das diretrizes utilizadas neste processo. Abaixo você pode ver cada uma delas e o que elas representam. No Brasil, o modelo também é conhecido como 4Q1POC.

What (O que) – Qual é a ação planejada? Quais medidas serão tomadas?

Why (Por que) – Porque esta ação será necessária? Por que foi definida esta ação? Qual o resultado esperado?

Where (Onde) – Onde a ação será desenvolvida? Qual a abrangência da ação?

When (Quando) – Quando esta ação será implantada? Defina o prazo final para a execução desta ação.

Who (Quem) – Quem é o responsável pela condução desta ação? Somente uma pessoa pode ser responsável pela mesma ação.

How (Como) – Como implementar esta ação? Quais os passos a serem dados?

How Much (Quanto Custa) – Qual será o custo? Qual o investimento necessário?

Por que sua empresa deve utilizar?

O 5W2H pode ser resumido como um checklist de tarefas, que permite ao gestor acompanhar as atividades da equipe e clarificar informações sobre um determinado projeto ou um conjunto de ações.

Este modelo de plano de ação pode ser implementado em qualquer setor da empresa para solucionar os mais diversos problemas. Ao planejar as atividades do time com 5W2H, todos se forçam a avaliar informações importantes que poderiam passar despercebidas.

Este talvez seja um dos maiores benefícios no uso do 5W2H. Ao listar as tarefas e seus responsáveis, a equipe passa a analisar dependências, recursos e o tempo disponível para cada atividade. Dessa forma, é possível rever alguns objetivos definidos no planejamento, para que se adequem a capacidade de execução da equipe.

Como usar o 5W2H?

Antes da criação do plano de ação no formato 5W2H, é importante que seja definido o responsável pelo acompanhamento das ações. Este responsável pode ser o próprio líder da equipe, o gestor da empresa ou um colaborador que faça parte do projeto.

Para elaboração do plano de ação, o responsável deve envolver toda equipe que possui relação com o problema que pretende resolver. Vale ressaltar que um plano de ação não precisa ser criado apenas quando existe uma dificuldade na empresa. O 5W2H pode ser utilizado para qualquer melhoria, como na aplicação do planejamento estratégico ou algum modelo de gestão, como citamos no início deste artigo.

Após reunir a equipe, o gestor pode iniciar uma seção brainstorm, um modelo onde todos os envolvidos dão sugestões e ideias livremente. Todas as citações devem ser anotadas em um quadro para serem melhor analisadas.

Na sequência, o gestor e sua equipe deve analisar todas as ideias listadas e estudar cada uma. Todas as sugestões importantes devem ser listadas no plano de ação, respondendo as 7 perguntas do modelo 5W2H para cada tarefa definida. Para facilitar o preenchimento, sugerimos a utilização de uma planilha no Excel.

É fundamental que a pessoa responsável para cada ação, listada na coluna “Who”, esteja presente na reunião e concorde com esta condição, para que não haja dúvidas no futuro. Este é um ponto fundamental para o bom funcionamento do 5W2H. Caso outra pessoa ou empresa seja responsável por uma ação, é preciso que seja definido um integrante da equipe como responsável por cobrar e garantir a execução da tarefa.

Por exemplo, caso uma ação seja definida como “Pintura da sede”, o responsável pela ação não será a empresa contratada para o serviço de pintura, mas sim algum integrante da equipe que deverá garantir que a tarefa seja executada.

5W2H na prática

Para entender melhor como aplicar o 5W2H, trouxemos um exemplo de uma empresa que está mudando sua sede para outro local, e criou um plano de ação para garantir que a mudança seja bem executada. Vamos ver como ficou sua planilha com as tarefas após a aplicação do modelo.

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Acompanhamento do 5W2H

Tão importante quando o preenchimento correto do plano de ação é o acompanhamento das ações. Esta é uma tarefa que exige muita disciplina do gestor para acompanhar regularmente se as entregas estão sendo realizadas no prazo e com a qualidade esperada.

Uma sugestão que pode facilitar este acompanhamento é a criação de uma nova coluna ao lado de cada tarefa, com o nome Status. Assim, após cada verificação, o gestor pode preencher esta nova coluna de acordo com a situação de cada tarefa, como concluída, atrasada, reagendada, em andamento, etc.

Para saber melhor como acompanhar um plano de ação regularmente, utilize o ciclo PDCA, um modelo que sugere a verificação contínua de todo planejamento.

Conheça mais sobre o ciclo PDCA neste artigo: Ciclo PDCA: O que é e como aplicar na sua empresa

A aplicação do plano de ação 5W2H é uma ferramenta fundamental na vida de todo gestor de sucesso. Porém, além da capacidade de planejamento, ele exige muita disciplina e competências de liderança para garantir a execução das tarefas conforme previsto.

Quer saber mais sobre como ser um líder de sucesso? Leia também este artigo: Líder de sucesso, como se tornar um em 8 lições

Para lhe ajudar a criar um planejamento estratégico que seja facilmente convertido em ações, sugerimos a aplicação do modelo Balanced Scorecard. Saiba mais neste artigo: Balanced Scorecard na prática. Entenda a importância deste modelo para seu negócio

Tem dúvidas ou algum comentário a fazer sobre o plano de Ação 5W2H? Adoraríamos ouvir você, comente abaixo!

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