Comunicação Gestão

Vai trocar de serviço de e-mail corporativo? Veja estes 6 fatores:

O e-mail é uma ferramenta utilizada por empresas de todos os setores para facilitar a comunicação interna, entre os colaboradores, e externa, com clientes e fornecedores. Por isso, com tantas mensagens sendo trocadas diariamente, o serviço de e-mail corporativo exige manutenção frequente da equipe de TI. Quando é usado um servidor interno, o volume de trabalho pode ser ainda maior, porque há mais chances de ocorrerem problemas na entrega de mensagens, sendo comum a existência de caixas lotadas e riscos de segurança. E nenhuma empresa vive sem e-mail. Se o serviço de e-mail corporativo para de funcionar, toda a comunicação da organização é prejudicada. Imagine o volume de chamados e demandas que serão geradas para o setor de TI!

É verdade que nos últimos anos surgiram alguns recursos que buscam substituir o uso do e-mail. No entanto, o serviço de e-mail

segue forte como base da comunicação corporativa. Segundo uma pesquisa realizada pela empresa de consultoria e pesquisa Gartner, essa ferramenta de comunicação é líder no mercado, com faturamento anual de mais de nove bilhões de dólares em todo o mundo.

Uma das razões para a ferramenta continuar sendo o principal meio de comunicação de muitas organizações é que ela não parou no tempo. O e-mail evoluiu muito desde que as primeiras mensagens eletrônicas foram trocadas. Hoje em dia, esse é um recurso que pode ser utilizado para diferentes fins. Ele permite que sejam enviados arquivos de tamanho considerável, possui calendários que podem ser organizados de acordo a necessidade (casa, família e time de trabalho, por exemplo), envia notificações de compromissos, oferece opções de controle de SPAM e possibilita o gerenciamento de tarefas, entre outras funções.

Sendo assim, mais do que um recurso necessário, o serviço de e-mail corporativo pode ser um aliado na gestão de uma empresa! Por isso, é uma boa ideia avaliar se a ferramenta utilizada na sua instituição possui funções colaborativas que permitam integrar a empresa e facilitar o gerenciamento de tarefas. Se a resposta for não, pode ser a hora de uma atualização ou troca de sistema! Afinal, uma ferramenta utilizada diariamente pelos colaboradores deve ter recursos que contribuam para o aumento da produtividade, certo?Mas como garantir que o serviço de e-mail corporativo escolhido atenda a todas as necessidades da minha empresa e traga benefícios que justifiquem essa mudança? Para isso, é essencial que vários fatores sejam considerados antes de tomar a decisão. Conheça os mais importantes:

Seis fatores que devem ser considerados antes de trocar de serviço de e-mail corporativo

1. Serviço na nuvem

A tecnologia em nuvem (cloud computing) é uma tendência no meio corporativo, por isso, é importante avaliar se o serviço de e-mail corporativo escolhido oferece esse recurso. O acesso na nuvem proporciona mais segurança e redução de custos às empresas.

Segurança: usar uma estrutura de e-mail em nuvem garante protege ainda mais seus negócios, já que a administração fica por conta do provedor de serviços.

Economia: utilizar a tecnologia de cloud computing reduz os gastos com manutenção, servidor e links dedicados, por exemplo.

Saiba mais: esse artigo da InfoWorld afirma que o futuro chegou e as estruturas em nuvem fazem parte da realidade!

2. Segurança da informação

Esse é um dos elementos mais importantes que devem ser considerados na hora de escolher um serviço de e-mail corporativo. Diariamente, são trocadas inúmeras mensagens e arquivos (alguns deles contendo informações sigilosas e sensíveis sobre clientes, negócios e estratégias da organização). Por isso, é crucial proteger esses dados contra ataques e fraudes — jamais utilize servidores que não tenham acesso criptografado com SSL/TSL!

E quando é utilizado um servidor interno? Nesse caso, o sistema operacional e os serviços de e-mail devem ser atualizados semanalmente. Também é importante lembrar que, quando há acesso físico ao servidor, qualquer pessoa pode acessar os e-mails da empresa. Fique atento!

3. Recursos colaborativos

Para que a nova ferramenta, de fato, reflita positivamente no rendimento dos colaboradores, é essencial que o e-mail escolhido possua recursos colaborativos. Os funcionários da empresa passam boa parte do dia checando sua caixa de entrada, certo? Para que esse tempo seja melhor aproveitado, é fundamental que o serviço ofereça mais do a simples troca de mensagens. Hoje em dia, as melhores soluções são aquelas que integram colaboração, gerenciamento de tarefas, agendas individuais e compartilhadas além da possibilidade de armazenar documentos importantes na nuvem. O e-mail escolhido proporciona todas essas facilidades?

Lembre-se: cada problemática solucionada pelo e-mail é um sistema a menos que a empresa precisa, ou seja, quanto mais recursos úteis a ferramenta traz, maior é a economia de tempo e dinheiro na organização.

4. Espaço disponível

Imagine se um colaborador deixa de receber uma mensagem urgente enviada por um cliente porque a caixa de entrada está lotada? Ou se não for possível enviar uma apresentação porque o material ultrapassa o limite disponível? Isso pode comprometer seriamente a reputação e a produtividade da organização, concorda?

Na hora de trocar de serviço de e-mail corporativo, é preciso lembrar do alto volume de informações que precisa ser guardado na ferramenta: solicitações de clientes, negociações com fornecedores, documentos de reuniões, agendas, atividades pendentes e por aí vai. Se o provedor disponibilizar um limite máximo de 1 ou até mesmo de 10 gigabytes, pode ter certeza: em breve, será necessário trocar de e-mail novamente. Ou seja, serão necessários mais investimentos, treinamentos e mais tempo para que os funcionários adaptem-se ao novo recurso. Evite que isso aconteça, não escolha um e-mail com limite de espaço por usuário e garanta uma relação mais duradoura com o serviço escolhido.

5. Controle do gestor

Mais um ponto a ser considerado: a auditoria dos e-mails. Mas por que é importante que o responsável pela equipe controle as mensagens trocadas?

  • Pelas leis brasileiras, a empresa é responsável por qualquer ato de ameaça — inclusive terrorista — que for realizado ou organizado utilizando ferramentas da organização. Para evitar problemas civis, penais ou administrativos que possam prejudicar a reputação da empresa, é necessário, portanto, que haja um controle do que é compartilhado e enviado pelos funcionários.
  • As mensagens trocadas entre colaboradores e clientes também impactam a imagem da empresa. Para garantir que não exista nenhuma falha ou mau atendimento, é fundamental que o gestor acompanhe de perto o que é dito pelos seus funcionários. Dessa maneira, é possível controlar o relacionamento com o cliente e tomar ações preventivas, se necessário.

6. Suporte

Falhas, erros e imprevistos acontecem. Mas o que se deve fazer quando há algum problema com o novo provedor de serviços? É responsabilidade da sua equipe solucionar? Os funcionários devem perder horas de trabalho até que o e-mail volte a funcionar? O ideal para a empresa é que a resposta a essas perguntas seja: não. Problemas devem ser resolvidos o quanto antes e, preferencialmente, a sua equipe de TI não deve ser mobilizada para isso.

É preciso estar atento ao fato de que existem muitas ofertas de serviços de e-mails estruturados em nuvem, mas nem todas as empresas oferecem o suporte necessário para quem adquire o serviço. Seja a demora para solucionar o problema, os profissionais desqualificados ou uma central de atendimento despreparada, muitos provedores não são capazes de atender às necessidades das organizações, que dependem do e-mail para suas operações diárias.

Para que a sua empresa não seja prejudicada por instabilidades, faça uma pesquisa, leia a opinião de outros clientes e escolha um serviço de e-mail corporativo que ofereça segurança e suporte total.

Características essenciais em um bom provedor de e-mail

Como vimos, o e-mail tem um papel fundamental no dia a dia de uma empresa: é o primeiro aplicativo aberto pelos colaboradores quando começam sua jornada, ajudando-os a gerenciar tarefas e a trocar informações com colegas e clientes. Nos últimos anos, o e-mail incorporou mais funcionalidades e tornou-se uma ferramenta ainda mais útil no ambiente de trabalho.

Para garantir que o recurso ajude a tornar a empresa mais produtiva, é essencial escolher um e-mail que ofereça funcionalidades colaborativas, tamanho ilimitado por usuário, segurança, suporte, possibilidade de gerenciamento de tarefas e facilidade para auditoria interna.

Qual é a importância do e-mail na rotina da sua empresa? Dê sua opinião nos comentários!

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